Wie man eine Inventur mit PhorestGo durchführt, also mit der Software arbeitet, ist hier beschrieben: Wie mache ich eine Inventur mit Phorest Go App?

In diesem Artikel hier beschreiben wir die empfohlenen Vorgehensweisen und Abläufe, also die organisatorische Seite.

Vorbereitungen: archivieren

Ehe du die Inventur startest, archiviere vorher Artikel, die du (derzeit) gar nicht führst. Das macht die Artikellisten und den Bestandsabgleich kürzer und übersichtlicher.

Lagerwert ermitteln

Falls du den Lagerwert zum Stichtag 31.12. ermitteln willst, dann führe zuerst die Inventur durch und erstelle dann den Bericht 5.5 Lagerwert zum gewünschten Stichtag. 

Wenn du zum Jahreswechsel neue Preise hast, übertrage sie erst danach ins System. Andernfalls würde dein Lagerwert mit den neuen Preisen berechnet.  

Reihenfolge beim Einscannen spielt keine Rolle

Du musst keine bestimmte Reihenfolge einhalten. Du kannst dich einfach von links nach rechts oder oben nach unten durch die zu zählenden Artikel arbeiten.

Denselben Artikel mehrmals scannen

Wenn ein bereits erfasster Artikel nochmal gescannt wird, wird ja zunächst eine Abfrage gezeigt, ob man mehr Hinzufügen will. Dadurch kann es nicht unbemerkt geschehen, dass ein Artikel versehentlich mehrfach erfasst wird.

Nun gibt es zwei Szenarien:

• Überschreiben: Du möchtest die zunächst gezählte Anzahl verändern – dazu überschreibst du die angezeigte Anzahl.
• Addieren: Der Artikel ist an mehreren Stellen zu finden. Du scannst z.B. erst die Artikel im Lager und danach das, was auf den Tischen im Salon steht – dann addierst du beim zweiten scannen hinzu.

Dies funktioniert gleichermaßen, egal ob du alleine oder mit mehreren an der selben Inventur arbeitest.

Mit mehreren Teammitgliedern an derselben Inventur arbeiten

Dein Team kann mit mehreren Geräten gleichzeitig oder hintereinander an der selben Inventur arbeiten.

Ein Teammitglied startet die Inventur. Die anderen gehen auf Inventur fortsetzen und wählen die gleiche Inventur aus, um an dieser mitzuarbeiten.

• Erstes Beispiel: Gelegentlich zwischendurch

Ein Mitarbeiter startet in einem ruhigen Moment eine Inventur auf seiner Phorest Go-App und pausiert diese, wenn der Salon voll wird.

Später, wenn das Geschäft wieder ruhiger ist, kann derjenige selber oder auch ein anderes Teammitglied die Inventur aus seiner Phorest Go-App einfach wieder aufnehmen und abschließen.

• Zweites Beispiel: Jahresinventur

Gemeinsam zu arbeiten, ist eine tolle Möglichkeit, „große“ Inventuren im Team durchzuführen. Mehrere Teammitglieder arbeiten an der gleichen Inventur und sprechen ab, wie sie sich die Bereiche aufteilen, z.B. nach Marken, oder linkes Regal – rechtes Regal - oder jemand scannt im Lager und jemand anders auf den Tischen im Salon.

Wenn dabei ein Teammitglied einen Artikel scannt, der bereits erfasst wurde, zeigt PhorestGo zunächst eine Abfrage und dann Namen, Marke und die bisher gezählte Anzahl an. Daran erkennt man, dass bereits etwas gescannt wurde. Bei Unklarheiten sprechen die Teammitglieder ab: Sind dies weitere Exemplare des Produktes, oder wurde versehentlich doppelt gescannt? Je nachdem wählen sie die o.g. Möglichkeit, ob sie überschreiben oder hinzuaddieren wollen.

Bereich der Inventur festlegen

Beim Start der Inventur wird abgefragt, welche Marken die Inventur umfassen soll und welche Typen: Verkaufsware, Kabinett und/oder Farbe. Mit der Auswahl der Marken und des Typs legst du den Bereich der Inventur fest.

Du kannst zwar auch Artikel scannen, die außerhalb des Bereichs sind. Auch sie werden gezählt und dann auf den Lagerbestand angewendet. Aber der Bereich legt fest, welche Artikel ggf. am Ende als Null gezählt werden, wenn du sie nicht gescannt hast.

Ungezählte Artikel auf Null setzen

Wenn du auf PhorestGo die Zählung abschließt und es sind Artikel aus dem Bereich der Inventur noch nicht gescannt worden, erscheint diese Abfrage:

Wenn du Als 0-Bestand zählen wählst, werden alle Artikel in dem Bereich der Inventur, für die du keine Anzahl erfasst hast, als Null gezählt.

Wenn du Auslassen wählst, wird die vorhandene Menge für diese Artikel durch die Inventur nicht verändert.

Dazu zwei Beispiele:

1. Du hast den Bereich auf Verkaufsartikel einer bestimmten Marke festgelegt und möchtest für diesen Bereich alle Lagerbestandswerte aktualisieren. In der Artikelliste gibt es insgesamt 30 Verkaufsartikel dieser Marke. Du scannst alle Produkte, die du in deinem Geschäft findest. Es sind 20. Das heißt, es gibt 10 Artikel auf der Liste, die du nicht scannen konntest, weil sie im Geschäft nicht vorhanden sind. Also muss bei diesen 10 der Bestand gleich Null sein. Du wählst Als 0-Bestand zählen.
   
   
   
2. Du möchtest den Lagerbestand aktualisieren. Wenn zwischen Kundenterminen mal ein bisschen Zeit ist, scannst du schnell das linke Regal im Lagerraum. Du schließt die Inventur ab und wählst die Option Auslassen. Dann werden nur die Zahlen der diesmal gescannten Artikel durch die Inventur aktualisiert. Nächste Woche, wenn wieder mal etwas Zeit ist, machst du das rechte Regal.

Strategie für große Inventuren: Bereiche

Nutze die Aufteilung in Bereiche, um große Inventuren, insbesondere die Jahresinventur, in kleine übersichtliche Teile aufzuteilen. Das hilft, den Überblick zu bewahren, sowohl beim Erfassen als auch bei der Überprüfung im Bestandsabgleich. So kannst du Portionsweise nach Marken und Artikeltypen vorgehen.  

Die Einteilung in Bereiche reduziert auch die Menge an Absprachen und Fehlermöglichkeiten während der Inventur.

Ein Beispiel: Wenn du in deinem Salon von drei Marken viele Artikel hast und von einigen weiteren nur je eine kleine Menge, dann könnte je ein Teammitglied für eine der „großen“ Marken zuständig sein und eines für die übrigen „kleinen“ Marken.

Für die große Jahres-Inventur müssen die Teil-Bereiche dann natürlich zusammengenommen genau alle deine Artikel und Marken abdecken.

Bestandsabgleich und Inventurdifferenzen

Nur auf Phorest Desktop kann eine Inventur gebucht und die gezählten Werte ins Lager übernommen werden. 

Ehe du die Inventur buchst, empfehlen wir, den Bestandsabgleich durchzuführen. Phorest erstellt dann den Bericht Inventurdifferenzen (5.2). Dieser Bericht zeigt dir den gezählten Bestand und die Differenz zwischen der Zählung und dem, was du im System hast. 

Wenn die Ergebnisse nicht plausibel sind, kannst du die Zählung noch mal überprüfen. Ist etwas falsch erfasst oder vergessen worden? Steht irgendwo ein noch nicht eingeräumter Karton, so dass sich ein hoher Fehlbestand aufklärt? Du kannst die Zahlen noch korrigieren, ehe du die Inventur buchst. 

Wenn du für deine Buchhaltung den Wert der Inventurdifferenzen benötigst, kannst du diesen Bericht Inventurdifferenzen (5.2) verwenden.

Sprechende Namen wählen

Gib der Inventur einen sprechenden Namen, damit du sie zuordnen kannst. Dies ist besonders sinnvoll, wenn du mit Bereichen arbeitest.

Beim Start einer neuen Inventur auf PhorestGo wird Datum und Uhrzeit als Name vorgeschlagen. Ergänze diesen Namen mit einer aussagefähigen Bezeichnung. Wenn du es vergessen hast, kannst du auf Phorest Desktop später noch den Namen ändern, auch für bereits gebuchte Inventuren.

Nach dem Einbuchen

Wenn du eine Inventur auf Phorest Desktop eingebucht hast, können diese Inventur-Werte nicht mehr verändert werden. 

Sollte ein Teammitglied zu diesem Zeitpunkt noch in PhorestGo in der Inventur sein – dies ist nur möglich, wenn man zu mehreren an der Inventur arbeitete und jemand anders sie abgeschlossen hat –, dann haben die nach dem Abschluss noch gescannten Werte keine Auswirkung mehr. 

Wenn mehrere gleichzeitig an einer Inventur arbeiten, braucht es also eine Absprache, ob alle fertig sind, ehe eingebucht wird.

Die Zahlen in einer fertig gebuchten Inventur kann man nicht mehr ändern, man kann die Werte nur anzeigen.