A

Was ist ein Abschlussbeleg?

Der Abschlussbeleg oder Tagesabschlussbeleg wird am Ende oder Anfang eines Abrechnungszeitraumes erstellt, was bei Phorest ein Tag ist, wenn es Kassiervorgänge oder sonstige Umsatzbewegungen gibt.

Er wird immer automatisch erstellt, wenn du einen Tagesabschluss machst oder das System einen macht.

Dieser Button ist zusätzlich da, damit einer manuell erstellt werden kann. Er wird noch für Stammdatenänderungen genutzt, dann aber auch vom Phorest Support. Du brauchst ihn im täglichen Geschäft NICHT zu benutzen.

B

Bon: Was ist da neu?

Jeder deiner Belege, ob auf Belegdrucker, A4-Drucker oder der Email-Beleg zeigt nun zusätzlich die gesetzlich geforderten Daten unten drunter, wie hier beispielhaft aufgeführt:

Kassenseriennr.: prod-demo-oak                             
TSE-Transaktion: 197                                       
Signaturzähler: 394                                       
TSE-Start: 2021-03-17T08:22:25.000Z                  
TSE-Ende: 2021-03-17T08:22:25.000Z                  
Zeitformat: utcTime                                   
Vorgangsbeginn: 2021-03-17T08:22:13.000Z                  
FT-Nr.: ftBF#IT197                        
Terminalnr.: 0vOEQjb6XdaYZXqH9O4IYg       
17.03.21 09:22 

Brauche ich einen Bondrucker?

Du musst Belege ausgeben können. Am einfachsten geht das mit einem Bondrucker. Natürlich könntest du auch Email-Belege verschicken. Ein Bondrucker muss an einen Computer angeschlossen werden. 

E

Einnahmen & Ausgaben: Was ist neu?

Wenn du eine neue Sonstige Einnahme oder Ausgabe anlegst, wirst du einen Typ finden. Dieser Typ ist wichtig für den DSFinV-K-Export, also die Dateien, die im Falle einer Steuerprüfung an das Finanzamt gegeben werden. Du würdest sie im Fiskaltrust-Portal erstellen.

Einige der Typen sind Systemtypen und dürfen nur einmal vorhanden sein. Daher gibt es nur eine Bankeinzahlung und eine Bareinlage. Du kannst diese Elemente verändern. Es ist also immer wichtig, welcher Typ gewählt wird. Durch die TSE werden diese Daten auch unveränderlich direkt gespeichert, also sind Korrekturen nachträglich nicht möglich. 

Die neuen Typen sind:

• Einzahlung: Jede sonstige Einnahme / Einlage
• Auszahlung: Jede sonstige Ausgabe
• Anfangsbestand: Der allererste Anfangsbestand der Kasse. Das ist optional!
• Bankeinzahlung: Das Geld, was auf der Bank eingezahlt wird. Ein Systemtyp. Es darf nur der Name geändert werden - etwa auf Geldtransit.
• Bareinlage: Das Geld, was vom Bankkonto abgehoben und eingezahlt wird. Das ist ein Systemtyp und es darf ihn nur einmal geben.
• Kassendifferenz: Wird auch automatisch verbucht, wenn es zu einer Kassendifferenz kommt beim Tagesabschluss. Ein Systemtyp, den es nur einmal geben darf.
• Lohnzahlung: Barauszahlungen an Lohn/Gehalt.
• Privatentnahme: Vom Unternehmer entnommenes Geld.
• Privateinlage: Vom Unternehmer eingelegtes Geld.
• Trinkgeld Unternehmer: Einnahmen aus Trinkgeldzahlungen an Unternehmer.

Was ist ein Endbeleg?

Wenn du die Speicherung deiner Daten bei Fiskaltrust beenden möchtest und diese Datenbank mit den Transaktionen (Queue genannt) außer Betrieb nehmen möchtest, erstellt man einen Endbeleg. Da das kritisch ist und deine TSE lahm legen würde, kann das nur der Phorest Support.

F

Wo sehe ich die Fehlermeldungen?

Es gibt drei Orte für die Fehlermeldungen:

1. In der Kasse erscheint bei einem Fehler eine Warnmeldung, die dich auffordert einen Nullbeleg zu erstellen. Das geht in Manager > Belege > Sonderbelege.
2. Auf dem Bon: Dazu würdest du unten auf dem Bon Fehlermeldungen lesen können.
3. In der Belegübersicht:Und dazu gibt es noch Fehlermeldungen in Manager > Belege und zwar in der Tabelle ganz rechts.

Bei einer Fehlermeldung bitte auf einen Nullbeleg erstellen bei den Sonderbelegen. Für die Sonderbelege gibt es ein extra Recht in Manager > Zugriffsrechte & Lizenzen.

Was tun bei Fehlermeldungen?

Kommunikation mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) fehlgeschlagen

Dies ist eine Fehlermeldung, die direkt von der Cloud-TSE kommt, deren Server nicht erreichbar war in dem Moment. Gesetzlich geregelt ist, dass in so einem Fall dieser Text ausgedruckt werden muss. Es ist nichts zu tun. Der Beleg mit den Daten ist korrekt gespeichert.

J

Was ist ein Jahresbeleg?

Ein Jahresbeleg ist ein gesetzlich nicht vorgeschriebener Beleg, der freiwillig zum Jahresende erstellt werden kann, aber nicht muss. Er ist schon da, falls er mal, wie in Österreich, genutzt werden muss.

K

Kommunikation mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) fehlgeschlagen

Dies ist eine Fehlermeldung, die direkt von der Cloud-TSE kommt, deren Server nicht erreichbar war in dem Moment. Gesetzlich geregelt ist, dass in so einem Fall dieser Text ausgedruckt werden muss. Es ist nichts zu tun. Der Beleg mit den Daten ist korrekt gespeichert.

M

Was ist ein Monatsbeleg?

Ein Monatsbeleg ist ein gesetzlich nicht vorgeschriebener Beleg, der freiwillig zum Monatsende erstellt werden kann, aber nicht muss. Er ist schon da, falls er mal, wie in Österreich, genutzt werden muss.

N

Was ist ein Nullbeleg und warum ist er der wichtigste Sonderbeleg?

Ein Nullbeleg ist der wichtigste Beleg Sonderbeleg, da er sowas wie ein *Reset-Knopf* ist. Treten Fehler auf, muss ein Nullbeleg erstellt werden. Du bekommst auch eine Warnung in der Kasse darüber, falls Fehler auftauchen. Diese können etwa passieren, wenn die Kommunikation zwischen den Servern nicht geklappt hat.

Ein Nullbeleg ist immer die erste Wahl bei Fehlermeldungen.

P

Phorest Go: Kann ich auch mit Phorest Go Belege signieren?

Ja, natürlich kannst du mit Phorest Go kassieren. Bitte achte darauf, dass du auch einen Bondrucker verbunden hast. Dafür im Hauptmenü auf Einstellungen > Kasse und Belege gehen, dort unter Terminal den Computer mit angeschlossenem Bondrucker wählen und die Belegdruckeinstellungen nach Wunsch einstellen.

S

Sonderbelege: Wofür sind die da?

Die Sonderbelege findest du in Manager > Belege > Sonderbelege.

Die TSE wird über Belegdaten angesprochen und verwaltet. Dafür gibt es dieses neue Menü. Du kannst dann manuell diese Sonderbelege erzeugen.

Um die Sonderbelege erstellen zu können, brauchst du das entsprechende Zugriffsrecht. Es ist ein eigenes Benutzerrecht, ob die Sonderbelege angezeigt/genutzt werden können. Dies kann man einstellen unter Manager > Zugriffsrechte > Manager > Belege/Verkäufe / Kassentransaktionen > Sonderbelege.

Startbeleg: Was ist das?

Ein Startbeleg nimmt die TSE in Betrieb und wird von Phorest selbst ausgeführt. Danach wird er überflüssig. Es ist aber nicht tragisch, wenn du ihn aus Versehen erstellst bei den Sonderbelegen.

T

Tagesabschluss: Nicht anders, aber ein neuer Beleg

Wenn ihr selber den Tagesabschluss macht, erstellt Phorest automatisch einen signierten Beleg, der Abschlussbeleg heißt und in der Belegübersicht erscheint. Wenn das System einen automatischen Abschluss macht, wird auch der Beleg wieder automatisch erstellt, morgens vor dem ersten Umsatzbeleg. Dieser Beleg ist wie ein Marker für Tagesabschlusszeiträume und bestimmt Anfang und Ende für den DSFinV-K-Export.

Z

Zahlarten: Was ist das für ein neuer Typ?

Zahlarten ändern. Kann ich das noch am selben Tag bei einem Beleg tun?

Nein, du kannst die Zahlarten jetzt nicht mehr ändern, sondern musst komplett stornieren und neu buchen.